Después de dos años de excedencia bien aprovechada he regresado a la UPC para seguir impulsando el proyecto de innovación colaborativa Nexus24 que iniciamos en 2014. En esta entrada -traducción del original publicado aquí– explico a las personas interesadas en la innovación en la gestión de la administración pública el modelo que estamos desarrollando. El resto absténganse.
En 2013 algunas personas del PAS (personal de gestión) de la UPC nos preguntamos cómo sería aplicar el embudo (funnel) de innovación que tan bien nos describe Amalio Rey en esta entrada a una universidad pública. Como en la mayor parte de universidades el PAS de la UPC se organiza en una estructura jerárquica optimizada para procesos repetitivos garantistas. Esta misma estructura que tan bien opera bajo condiciones estables impide una resolución eficiente de problemas complejos, agravada en nuestro caso al tener 9 campus ubicados en siete ciudades diferentes.
Antes de seguir adelante hay que dejar claro que la UPC siempre ha sido una organización innovadora, tanto en investigación y docencia (el PDI) como en la gestión (el PAS). Tenemos un sistema de calidad y mejora continua, planes estratégicos, una batería de indicadores… y todo aquello que se le supone a una organización moderna. Y tenemos proyectos que corresponden a dinámicas de innovación estratégica: la creación de un nuevo campus, el despliegue de la la e-administración, la mejora del campus virtual, la fusión de dos escuelas, o la optimización de la estructura con unidades descentralizadas por poner algunos ejemplos.
Sin embargo, todas estas mejoras son creadas y lideradas desde la dirección, y vivíamos en 2013 con la sensación de que el potencial creativo del personal de gestión estaba desaprovechado. ¿Como podíamos recoger proyectos y necesidades del PAS focalizados en problemas reales dando cobijo a la denostada innovación incremental? ¿Como podíamos dar respuesta a iniciativas locales, de campus, o a problemas que afectaban a diferentes áreas que no compartían conocimiento? Y sobre todo, ¿como hacer todo esto sin utilizar una inútil buzón de sugerencias como hacen todavía hoy muchas organizaciones justificando así su innovación? La solución que hemos establecido después de algunas iteraciones la tienes en el esquema a mano alzada que sigue (del artículo original).
En la base tenéis representada una estructura jerárquica, la “formal”, a la izquierda, y una reticular, “informal o en red”, a la derecha. Son las mismas personas que se organizan de una manera u otra según la función: ejecutora de procesos a la izquierda, exploradora para proyectos de innovación a la derecha. La imagen os sonará a José Cabrera y su redarquia que utilizamos como punto de partida en 2013, aunque nuestro modelo ha tomado ya vida propia.
Sobre la base aparce un embudo o funnel de innovación que como podéis ver tiene doble entrada. Por la izquierda suben proyectos de mejora continua o estratégicos, ejecutados mediante encargos formales a personas que los aceptan porque “te ha tocado”. Por la derecha entran proyectos generados por PAS -en una primera fase- que voluntariamente se apunta a resolver problemas o compartir conocimiento para mejorar su organización.
Si nos centramos en el canal de la derecha -la innovación colaborativa, que es la que me toca a mi- observamos que se divide en dos fases sucesivas, articulación y acompañamiento, separadas por un filtro. En la primera fase se identifican problemas y retos y se crean los equipos de trabajo mediante diferentes actividades: Redes Temáticas, Escuela Nexus24 de Trabajo Colaborativo, Jornadas temáticas, Píldoras de aprendizaje, Proyectos de Desarrollo Personal, Equipos de impulsión… y atención personalizada.
De la fase de articulación emergen propuestas de proyectos que llegan al filtro, MiMa, una especie de crowdfunding digital tipo Verkami, Goteo o Kickstarter donde la comunidad UPC puede apoyar (M’agrada, Me gusta ) o implicarse (M’hi implico, Me implico) en los proyectos para valorar su grado de aceptación. Esta es una de las diferencias fundamentales del sistema, la participación de la comunidad UPC en la selección de los proyectos.
Una vez superado el filtro MiMa de comunidad se entra en la fase de acompañamiento desde donde ayudamos a los equipos a desarrollar sus ideas hasta la fase de prototipo, en general mediante técnicas de design thinking e iteración ágil. La propuesta final se defiende ante un segundo filtro en que participa la gerencia donde se determina si esa innovación incremental se extiende a toda la organización aportando más recursos, necesita madurar más o no interesa estratégicamente en este momento.
Os dejo para acabar unos apuntes en forma de lista breve con algunos aprendizajes del modelo propuesto:
- Independientemente de hasta dónde llegue el proyecto una vez finalizado el prototipo, el valor relacional de la red y el aprendizaje del TEC (Trabajo Equipos Colaborativos) siempre estarán presentes.
- Todo lo que se trabaja en el canals de la derecha se hace mediante dinámicas colaborativas. La mayor parte de personas implicadas disponen de horas asignadas para ello y se han formado o se están formando en TEC mediante la Escuela Nexus24 de la UPC.
- Hay proyectos que nacen en la fase de articulación y acaban entrando por el canal izquierdo, el formal porque es más eficiente hacerlo así que en formato TEC
- Un grupo de investigación de la UPC participa desarrollando métricas e indicadores para destilar un modelo teórico robusto y que nos ayude a mejorar la dinámica y eficiencia del sistema.
- La cultura colaborativa favorece en gran medida la incorporación de procesos de digitalización del PAS, uno de los objetivos estratégicos de la UPC.
Un pequeño equipo de coordinación (entre dos y tres personas EJC) gestionamos este proceso que actúa de bisagra entre el sistema frontal y el sistema en red. Y todo esto no sería posible sin a) una dirección que desde el minuto cero ha creído en el proyecto, b) personas y organizaciones como Tejeredes y WeQuestionOurProject que colaboran de manera desinteresada y a quien agradecemos tanto como podemos y sabemos su colaboración .
Soy consciente de que nos queda mucho camino por recorrer en el desarrollo del modelo y métrica asociada así como en la extensión de usurarios más allá de los early adopters, pero tenemos tiempo. No es casual que el programa se llame Nexus24. Cualquier colaboración o interés en el modelo es bienvenida.
Blog de Pere Losantos 